En la actualidad si bien la comunicación en general se ha llevado por medios como Whatsapp, Redes Sociales y algunas apps. No podemos dejar de lado que en la mayoría de nuestros casos tenemos aún el uso de correo electronico.
Un correo electrónico, cuando es de tipo de negocios o empresarial, denota para nuestro negocio o empresa un estatus de nivel que brinda confianza a nuestros clientes y clientes potenciales.
No es lo mismo tener un correo del tipo "Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo." ya que estos son correos gratuitos. La mayoría de las personas inconcientemente desconfían de esto pues si nosotros mismos no invertimos en nuestro negocio, ¿Qué tipo de servicio o producto estaremos ofreciendo al cliente?
Por ello, el tener un dominio registrado para nuestra empresa, nos ofrece la oportunidad de tener cuentas de correo con dominio personalizado del tipo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Existen proveedores diversos que se ajustan a cada negocio para poder tener esta opción disponible para tu negocio (entre ellos nosotros) y que sin duda te brindará un estatus siempre por encima de la competencia.
Dicho lo anterior, hace relevante el hecho de que debemos tener un estado saludable dentro de nuestro correo. En la mayoría de las ocasiones dejamos de lado esto y hacemos varias cosas que pueden dañar nuestro uso de correos. Entre los errores mas comunes tenemos:
1. Uso de forma indiscriminada mi correo (spam)
El enviar correos de forma indiscriminada esta restringido por los proveedores de servicios ya que para todos es molesto enviar correos que no se han solicitado a cuentas de terceros. Al hacerlo, nos arriesgamos a que nos reporten y con ello boletinen nuestros correos y estos no sean recibidos en la bandeja de entrada o en casos extremos son rebotados por los servidores externos (Google y Hotmail principalmente)
2. Usar un correo como medio publicitado.
Tener un correo en muchas ocasiones nos tienta a mandar publicidad en gran volumen a otras personas que no tienen relación con nuestro negocio. Esta muy de la mano del punto anterior y puede llegar a considerarse tambien spam. Debemos evitar este tipo de usos en nuestras cuentas de correo; para esto existe el servicio de mailing marketing el cual tiene los permisos adecuados para enviar correos masivos con sus formatos preestablecidos.
3. Usar el correo de negocios como personal.
Este es otro problema al momento de que usamos un correo para registrarnos en sitios o plataformas sociales. Estas plataformas suelen enviar boletines y notificaciones, que si no revisamos constantemente y eliminamos, terminarán por llenar las cuentas de correo. Por ello es importante saber donde usamos nuestra cuenta de correo y limitarla al uso de negocios.
4. Abrir correos desconocidos.
Este es otra práctica común entre los usuarios de correos, solemos ver en la bandeja de entrada correos con títulos en asunto del tipo: "urgente, abrir" "recibió la factura XXXX favor de revisar archivo adjunto" o el más común relacionado con las contraseñas de otros sitios y que registramos nuestro correo como receptor.
Este último se debe destacar que es el mas usado por los atacantes para robar información de su empresa o de su perfil. suelen utilizar sitios falsos (scam) para simular un sitio real con enlaces falsos y que inadvertidamente aceptamos acceder y desde ahi nos roban información.
Por ello es importante para todos los usuarios de correo, sobre todo si son de uso empresarial o negocios tener en cuenta los siguientes tips para evitar que sus cuentas de correo no se vean afectadas por terceros.
1. Revisa períodicamente tu cuenta de correo.
Ingresa a tu cuenta de correo regularmente y revisa tus bandejas.
En la bandeja de entrada revisa que correos son importantes, cuales marcar como destacados y leer los correos para determinar su nivel de importancia.
Una vez que hayas revisado, recuerda enviar a la papelera del correo aquellos correos que no sean importantes o que no tengan el peso para guardarlos por largo tiempo.
En la bandeja de spam, revisa antes de eliminarlos si no hay correos que hayan llegado ahí por error. Muchas veces los servidores de correo envían a la mínima sospecha correos que pueden ser correos reales. Luego de haber revisado, con seguridad envia esos correos spam a la papelera.
Finalmente, recuerda borrar los correos de la papelera del correo ya que aún cuando los hayas movido ahí, estos siguen ocupando un espacio en tu cuenta de correo, que a la larga te provocarán errores o rebotes de nuevos correos externos.
2. Guarda Adjuntos en tu equipo local.
Una actividad común es que nos envíen archivos adjuntos de gran peso y que terminamos dejando en la bandeja de entrada. Si no cuentas con un servicio robusto de cuentas de correo, rápidamente tu bandeja se llenará y el espacio se reducirá. Si es el caso, es recomendable descargar los archivos adjuntos desde tu cliente de correo a una carpeta local para que así puedas eliminar ese correo y no ocupe espacio extra en tu servicio de correo.
3. Revisa los remitentes antes de abrir un adjunto.
Los atacantes (hackers) suelen usar imagenes, enlaces o archivos con virus que te pueden desde robar información, hasta dañar tu equipo.
Antes de abrir algún archivo adjunto o de abrir un enlace dentro del cuerpo del correo recuerda hacer esto:
a) Poner en ratón sobre el remitente. Esto hará que te muestre realmente la dirección de correo desde donde se ha enviado el correo. Por ejemplo: Si en el correo dice que fue enviado por Juan de tiendita.com, al poner el ratón sobre su nombre deberá aparecer el correo de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. si por el contrario te aparece algún otro correo como Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. sabrás que el correo ya es sospechoso en sí.
b) Poner el ratón sobre cualquier enlace sin activarlo.
En este caso, puede ser una palabra o todo un enlace que visualmente puede decir por ejemplo: google.com pero si revisas con el botón derecho del ratón y das en la opción copiar enlace, podrás abrir un documento word o bloc de notas y pegar ahí el enlace; podrás corroborar si realmente el enlace es google.com (para el caso del ejemplo) o si te aparece otro enlace desconocido.
Este método es muy común en atacantes que buscan robarte información como cuentas bancarias, acceso a tus perfiles de redes sociales o de otras cuentas de correo. Recuerda que la mayoría de las plataformas núnca te pedirán esa información; sobre todo ten presente que las mismas como los bancos siempre estan en constante comunicación contigo para recordarte que información sensible, jamás es solicitada ni por correo, ni por llamada o cualquier otro medio.
c) No abrir archivos adjuntos con extensiones que no conozcas.
El enviar archivos adjuntos puede ocultar extensiones raras que para el usuario normal pueden pasar desapercibidos. Si no has solicitado información o te llega sin alguna razón aparente, no lo abras.
Por ejemplo, circula entre los correos algunos que usan como leyenda "Las fotos de la fiesta de anoche" o "Encontre el pack de Anita, veelas antes de que las borren" Esto juega con la curiosidad de los usuarios y al abrirlos, liberan virus que se puede adueñar de sus equipos o de sus propios correos que luego utilizan para enviar mas correos maliciosos desde sus propias cuentas.
Revisa siempre antes de abrir un adjunto su extensión, se sutil, porque en ocasiones podrá ser del tipo: imagen.jpg.gg En este caso, la verdadera extensión de la aplicación sería "gg" sino ponemos atención a estos detalles podríamos estar dando acceso a desconocidos.
Finalmente te recomendamos tener contacto continuo con tu proveedor de servicio de correos. Esto sería en el caso de que tu cuenta de correo sea de tipo de negocios o empresarial, ya que los correos gratuitos no te brindan ese servicio, sino que trabajan por medio de manuales o sitios donde dan respuestas generales a casos generales, es decir sitios de "hagalo usted mismo"
Recuerda que tu negocio no es un gasto, sino una inversión. Siempre será mejor invertir y prevenir teniendo un equipo de soporte detrás de ti para que evites este tipo de dolores de cabeza.
No lo olvides, estamos para asesorarte desde nuestra fanpage si tienes alguna duda sobre este tema.
